Hvordan skaber du en god samtale med dine medarbejdere?
Gennem samtaler udvikles og styrkes relationen med medarbejderne, hvilket skaber fremdrift og forandring. Men hvordan skabes en god samtale? Og hvad skal der være særligt opmærksomhed på i dialogen? Evnen til at skabe samtaler baseret på gensidig respekt og tillid spiller en afgørende rolle i at øge teamets motivation og engagement. Seks nøgleområder, der er essentielle for effektive en-til-en samtaler med medarbejdere, udforskes her.
Relationen har betydning for dialogen
Som leder påvirkes dynamikken i enhver samtale af din position. Derfor er det afgørende at anerkende magtbalancen og håndtere den med omtanke for at skabe tillid og tryghed.
Ifølge en undersøgelse fra Harvard Business Review opnår ledere, der aktivt anerkender magtbalancen i samtaler, højere niveauer af medarbejdertilfredshed og engagement. Desuden viser data, at medarbejdertilfredsheden er 75% hos ledere, der anerkender magtbalancen, sammenlignet med 50% hos dem, der ikke gør det. Medarbejderengagementet er 80% hos ledere, der anerkender magtbalancen, sammenlignet med 55% hos dem, der ikke gør det.
Disse data understreger vigtigheden af at skabe en samtalekultur baseret på tillid og gensidig respekt. For at opbygge stærke relationer er det vigtigt at lytte aktivt og vise oprigtig interesse for medarbejdernes perspektiver. Aktiv lytning involverer ikke kun at høre ordene, men også at forstå de følelser og underliggende budskaber, som medarbejderen kommunikerer.
Der er altid mere end ét perspektiv
Samtaler er altid en udveksling mellem mindst to personer, og derfor bringer de flere forskellige synspunkter i spil. For at opnå klar kommunikation og forståelse er det vigtigt at træde ud af sin egen tankegang og sætte sig i medarbejderens sted.
For eksempel fandt en artikel i Journal of Applied Psychology, at teams, hvor lederne aktivt søger at forstå forskellige perspektiver, oplever 20% højere innovation. Dette viser, at når ledere værdsætter og integrerer forskellige synspunkter, fremmer det kreativitet og problemløsningsevne i teamet. Ved at vise oprigtig nysgerrighed over for medarbejdernes perspektiver øges chancen for at skabe en fælles forståelse. Den rette timing kan også give mulighed for at opfordre medarbejderen til at overveje din synsvinkel.
God dialog forudsætter ligeværdig kommunikation
At kommunikere ligeværdigt handler om gensidig respekt for individuelle synspunkter. Dette indebærer en respektfuld tone og en bevidsthed om, at ord har betydning. Ved at undgå at dømme eller nedvurdere andre skabes en kultur, hvor ideer og følelser kan udveksles frit og uden frygt.
Forskellige samtalepositioner
I løbet af forskellige typer samtaler påtager lederen sig forskellige roller. For eksempel, i visse situationer trædes der i karakter som autoritet, hvor samtalen styres, emnet fastlægges, ekspertisen bruges og de nødvendige beslutninger træffes. I andre tilfælde indtages en mere vejledende og støttende rolle, hvor medarbejderens synspunkter fokuseres, og lederen guider mod at udvikle egne løsninger og beslutninger.
Typen af samtale dikterer ofte, hvilken tilgang og rolle lederen skal indtage. I situationer som eksempelvis en opsigelsessamtale er det nødvendigt at indtage en mere definerende og styringspræget rolle, hvor samtalen styres, retningen fastlægges og de vigtige beslutninger træffes. Derimod under en udviklingssamtale er det fordelagtigt at påtage sig en mere åben, undersøgende og faciliterende stil, hvor nysgerrighed og åbenhed over for medarbejderens input, idéer og selvrefleksion er central.
Når der tales med en medarbejder, der oplever stress, er det afgørende at finde den rette balance mellem at være faciliterende og definerende under samtalen. I en sådan situation handler det om både at guide og støtte medarbejderen, samtidig med at nødvendig struktur og klarhed gives for at hjælpe dem gennem en svær tid.
En samtale består af meget mere end ord
Kropssprog og tonefald spiller en lige så stor rolle som ordene selv. Vær derfor opmærksom på de nonverbale signaler og sørg for, at de stemmer overens med det verbale budskab for at skabe en mere sammenhængende og autentisk kommunikation. Kropssproget spiller en vigtig rolle i kommunikation, da det ofte afslører sande følelser og tanker, som ikke altid kommer til udtryk i ordene. For eksempel kan et skifte i samtalen mærkes, når der fysisk lænes ind mod samtalepartneren eller trækkes tilbage – begge dele sender kraftfulde, nonverbale signaler.
Kropsholdningen, øjenkontakt og nikken under en samtale signalerer til medarbejderen, at der er fuld engagement og forståelse for, hvad der bliver sagt. Ved at spejle nogle af de nøgleord eller sætninger, som medarbejderen bruger, forstærkes denne forståelse. Kropssproget bør gøres til en aktiv del af kommunikationen. Spørg ind til, hvad bestemte nonverbale signaler, som eksempelvis løftede øjenbryn, kan betyde, og vær opmærksom på det, de siger uden ord. Dette kan ofte give en dybere indsigt, da antagelser ikke altid stemmer overens med virkeligheden.
Lyt for at forstå
Det ligger i menneskets natur oftere at lytte med henblik på at svare end at forstå. Dette udspringer fra et dybtliggende behov for at blive hørt og anerkendt. Resultatet er, at vi undertiden afbryder andre, ikke af ondskab, men som en refleks eller vane. For en leder kan det være en udfordring, hvis denne refleks dominerer samtaler med medarbejdere. Derfor er der en tydelig sammenhæng mellem lytteevnen og medarbejdernes engagement og motivation i samtalen.
Det er vigtigt at give plads til medarbejderen, således at samtalen ikke overtages, men der i stedet gives rum til, at medarbejderen kan bidrage til at finde løsninger. Ved at lytte mere og tale mindre vil medarbejderne føle sig mere værdsat og forstået. Dette inspirerer dem til at tage større ansvar og deltage mere aktivt, ikke kun i samtalen, men også i deres daglige arbejde. Denne tilgang kan føre til øget trivsel, mere kreativitet og bedre resultater i hele teamet.
At skabe gode samtaler med medarbejdere er en kunst, der kræver bevidsthed og øvelse. Ved at anerkende magtbalancen, forstå forskellige perspektiver, kommunikere ligeværdigt, anvende passende samtalepositioner, være opmærksom på nonverbale signaler og lytte for at forstå, kan ledere styrke relationerne og øge engagementet i deres team.
Hvordan vil du implementere disse strategier i dine samtaler med medarbejderne? Hvilke udfordringer forventer du at møde, og hvordan planlægger du at tackle dem?
Kontakt YGpartners for en gratis og uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe med at forbedre kommunikation – book os via linket Book