En Strategisk tilgang til at reducere sygefravær gennem dataanalyse, ledelsesinvolvering og målrettede tilgang
Sektor: Uddannelsesinstitutioner
Baggrund
Roskilde Tekniske Skole oplevede et stigende sygefravær blandt deres 450 medarbejdere, hvilket påvirkede både produktiviten og medarbejdernes trivsel. For at imødegå denne udfordring søgte og modtog skolen midler fra STAR( styrelsen for arbejdsmiljø og rekruttering pulje til nedbringelse af sygefravær på offentlige arbejdspladser. Denne finansielle tilskud muliggjorde, at ledelsen kunne iværksætte et målretter projekt med fokus på at identificere årsagerne til fravær og skabe en mere bæredygtig arbejdskultur. For at sikre en effektiv og strategisk gennemførsel af projektet blev YGpartner inddraget som eksterne konsulent til at lede processen og udvikle løsninger, der kunne skave varige forbedringer i sygefraværet.
Vores tilgang
For at tackle udfordringen med det stigende sygefravær på Roskilde Tekniske Skole anvendte vi en omfattende og strategisk tilgang, der byggede på kvantitativ og kvalitativ metoder. Vores første skridt var at foretage en dybtgående datanalyse for at forstå de underliggende årsager til fraværet.
- Spørgeskemaer sendt til 450 medarbejdere og leder
- Interview med over 30 ansatte
- Interne statistikker og rapport om trivsel, fravær og arbejdsmiljø
- Benchmark analyse af uddannelsesinstitutioner og offentlige arbejdspladser
Gennem en omfattende datanalyse identifcerede vi flere faktorer, der påvirkede sygefraværet. Analysen afslørede, at visse afdelinger oplevede mere fravær end andre, hvilken krævede en differentieret tilgang. Vores arbejde blev opdelt i to hovedområder:
først og fremmest udviklede vi en overordnet plan og strategi for håndtering af sygefravær på hele skolen. Dette omfattede udarbejdelse af nye procedurer for sygemelding og ledelsesinvolvering, samt en forbedret tilgang til monitoering og håndtering af fravær. Målet var at sikre en mere systematisk og ensartet håndtering af sygefravær på tværs af alle afdelinger, hvilken skulle skabe en bæredygtig arbejdskultur.
I den første pilotafdeling fokuserede vi på at forbedre kollegiale relationer gennem et anerkendelsesprogram. Vi implementerede en udviklingplan med workshop og træning for at fremme positiv kommunikation og skabe en kutlur, hvor medarbejderne følte sig værdsatte,
I den pilotafdeling rettede vi fokus mod en ny onboarding – process og fokus på et teoretisk fundament gennem Social Kapital. Vi indførte et nyt onboarding – program og etablerede en ambassadør ordning, hvor erfarne medarbejdere hjalp nye ansatte med integration.
Resultalter
Projektet for reduktion af sygefravær på RTS har resulteret i markante forbedringer på tværs af flere afdelinger. Gennem en kombination af målrettede tiltag, herunder nye procedurer, ledelsestræning og pilotprojekter, er sygefraværet blevet reduceret betydeligt.
De nøgleobservationer fra dataindsamlingen viser, at sygefraværet generelt faldt med 31% i forløbet slut 2023. Pilotprojekterne i de udvalgte afdelinger viste også positiv resultater:
- I den første afdeling, hvor vi implementerede anerkendelsesprogrammet, blev der obseveret en forbedring i medarbejderenes trivsel og engangement med 25%.
- Den anden pilotafdeling, som fokuserede på onboarding oplevede en mere struktuerede tilgang til medarbejdereintegration.
samlet set har projektet været en succesfuld implementering af strategisk tilgang, der har bidraget til en mærkbar forbedring af arbejdsmiljøet og en markant reduktion af sygefraværet.